Optymistyczna księgowość

Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do dopełniania wielu formalności. Jednym z głównych obowiązków jest oczywiście księgowość w firmie. Porządek w dokumentach, dokładny dziennik przychodów i rozchodów, regularnie płacone podatki i prawidłowo odliczane ulgi sprawiają, że podatnik może żyć w zgodzie z urzędami i urzędnikami. Problem pojawia się tylko w kwestiach dyskusyjnych, takich jak środki trwałe.

Ewidencja środków trwałych 2011 prowadzona jest przez wszystkich przedsiębiorców. Nie ma wątpliwości co do jej formy i użytkowania, oraz przedstawiania odpowiednim organom, natomiast pojawia się pytanie przy kwestii amortyzacji. Otóż w myśl polskiego prawa środkami trwałymi są zarówno sprzęty RTV i AGD, jak i samochody, domy, mieszkania, bloki czy… inwentarz żywy. Logicznie rzecz biorąc wiadomym i zrozumiałym dla każdego jest fakt, iż nie można porównywać istoty żywej do maszyny sterowanej i kontrolowanej przez elektronikę, której niemal każda część jest wymienialna. Na podstawie ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r art. 3 ust1. Pkt. 15 do środków trwałych zaliczane są: „nieruchomości – w tym grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu, budynki i budowle, w tym także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, ulepszenia w obcych środkach trwałych, inwentarz żywy”.

Ewidencja środków trwałych przykładem jest na to, że polskie prawo i jego regulacje wciąż pełne są niejasności i nieścisłości, nad którymi należy pracować.

Finanse przyprawiają nas często o niebezpiecznie przyspieszone bicie serca i to zarówno wtedy, gdy mamy znaczny nadmiar środków finansowych (co przecież powinno być przyjemne) i chcemy je naprawdę korzystnie zainwestować jak i wtedy, gdy pieniędzy mamy niestety zbyt mało, a chcemy kupić dobry samochód lub wybudować sobie wygodny dom. Zawsze, gdy myślimy jak zdobyć albo pomnożyć pieniądze towarzyszy nam wątpliwość, czy decyzje, jakie podejmujemy są rozsądne i chętnie byśmy się dowiedzieli, co myślą na ten temat inni. Na szczęście współcześnie dzięki rozwojowi Internetu i coraz lepszej organizacji społeczności internetowej mamy taką możliwość – wystarczy wejść na forum finansowo. Znajdziemy tam wiele osób, będących w podobnej sytuacji jak my, z którymi będziemy mogli podyskutować o rynku produktów bankowych a także o sytuacji w nieruchomościach. Zawsze oczywiście znajdą się osoby, które będą nas zniechęcały do korzystania z forum finansowego mówiąc, że to strata czasu, jednak jest to niewątpliwie istotne źródło informacji a wnioski z niektórych rozmów mogą być bardzo inspirujące, a powstałe podczas dyskusji pomysły znacznie lepsze niż wymyślone w samotności. Tak więc warto zaglądać na forum finansowe także i wtedy, gdy planujemy założenie działalności gospodarczej, gdyż możemy tam znaleźć informacje jakie rodzaje biznesu mają szansę powodzenia, a jakie nie i jaki program do faktur jest najlepszy dla jednoosobowego przedsiębiorstwa. Warto znaleźć czas na rozmowy na forum firmowym i korzystać z ważnych informacji i inspirujących wniosków.

Odpowiednim dokumentem dotyczącym płatności jest faktura VAT. Na czym polega wystawianie faktur. Jest to dokument rozliczający świadczące usługi. Na piśmie jest wszystko podane: dane sprzedawcy, numer NIP, data, ceny towarów. To wszystko po to, aby dokument był wiarygodny i nie było żadnych niedociągnięć. Jest to po prostu działanie w celach zabezpieczających. Rzecz jasna sporo tego, więc jeśli nie jest się obytym to zaleca się ściągnięcie sobie czegoś takiego jak, program do wystawiania faktur. Takie właśnie programy odnajdziecie również, jako internetowe, dzięki czemu będziecie mieć stały dostęp do nich i przede wszystkim mobilny. Programy są zazwyczaj oferowane w przystępnych cenach, a dostęp do niego przez Internet macie tylko wy, dzięki czemu dane są jak najbardziej bezpieczne. Samemu zastanawianie się nad tym jest bardzo czasochłonne, więc, po co to robić? Technologia nie po to poszła tak gwałtownie do przodu, aby ludzie tak się główkowali. Trzeba iść za nowoczesnością, bo jak się nie zauważy jednego przystanku to trudno później podgonić. Zresztą nie każdy jest urodzonym księgowym i koniecznie musi się na tym znać. Dla niektórych to czarna magia, więc nie należy się dłużej zastanawiać czy wstydzić. Do komputera i ściągać program pomocny! Naprawdę jest to korzystny krok, bo, po co kilka razy chodzić i rzucać poprawki?- Strata czasu. Takie faktury to ważne dokumenty, które wskazują na transakcję klienta z twoją firmą, dzięki czemu bez problemu każdy musi mieć je pod ręką.

Darmowy program do faktur przeznaczony jest przede wszystkim dla małych firm oraz indywidualnie prowadzących działalność gospodarczą przedsiębiorców, których funkcjonowanie nie wymaga skomplikowanej księgowości, ale zgodnie z obowiązkiem nałożonym ustawą z dnia  11 marca 2004 o podatku od towarów i usług (z późniejszymi zmianami) mają one obowiązek nie tylko wystawiania, ale również ewidencjonowania dokumentacji, która potwierdza wszystkie transakcje sprzedaży towarów i usług. Taki darmowy program często jest wybawieniem dla tych firm, które dopiero rozpoczynają działalność i liczą się z każdą kwotą. Darmowy program umożliwia poczynienie oszczędności a jednocześnie jest w pełni bezpieczny i niezawodny.  Program do faktur dodatkowo umożliwia w razie potrzeby ich korektę oraz opracowywanie raportu kasowego. Często istnieje możliwość opracowywania not odsetkowych i wezwań do zapłaty, co niestety jest bardzo przydatne, jako że nie wszyscy kontrahenci wywiązują się terminowo ze swoich obowiązków. Zazwyczaj do każdego, nawet darmowego oprogramowania dołączana jest krótka, ale bardzo przydatna informacja na temat jego obsługi, dzięki czemu można z łatwością zabrać się do pracy. Darmowe wersje programów przeznaczonych do fakturowania mają z reguły ograniczoną funkcjonalność. Ich twórcy zazwyczaj zamieszczają informację, że w razie zaistnienia potrzeby skorzystania z bardziej rozszerzonej wersji wymagana jest określona opłata, ale można także znaleźć programy, które nie stawiają takich ograniczeń.

Z dniem pierwszym maja dwa tysiące jedenastego roku ograniczono ilość zawodów uprzywilejowanych zwolnieniem z obowiązku posiadania kas fiskalnych, rejestrowania obrotów i prowadzenia czegoś takiego jak księgowość W zamierzeniu rządu i Ministerstwa Finansów zabieg ten ma podnieść dochód państwa z podatków dochodowych i VAT-u oraz uderzyć w szarą strefę. Kto i na jakich zasadach musi korzystać z kas? Obowiązek posiadania kas objął osoby wykonujące usługi z zakresu rachunkowości i księgowości (również małych firm!!!), tłumacze, prawnicy, pracownicy prowadzący działalność detektywistyczną, ochroniarską, zajmujący się ochroną zdrowia. Ci przedsiębiorcy, którzy dotychczas byli zwolnieni z obowiązku prowadzenia dokumentacji i Ksiąg Przychodów i Rozchodów, również muszą zaopatrzyć się w kasy. Nie wszyscy musieli to zrobić — część z nich już od dawna byli płatnikami VAT-u i wystawiali już faktura VAT. Z obowiązku zakupu kas fiskalnych zwolnieni są ci przedsiębiorcy, których obroty nie przekroczyły czterdziestu tysięcy złotych. Dzięki temu nie zniknie wiele małych, nisko dochodowych, tradycyjnych czynności gospodarczych, dla których zakup i utrzymanie kasy fiskalnej byłby zbyt dużym obciążeniem. Zapowiedź wprowadzenia obowiązku posiadania kas fiskalnych wywołała początkowo mały popłoch wśród objętych nakazem pracowników. Długi termin przejściowy, rządowe zapomogi i wysoki limit dochodów sprawił jednak, że większość firm bezboleśnie przyjęła obowiązek prowadzenia ograniczonej księgowości firmowej.

Wielu z nas ciągle boi się zawierania transakcji przez Internet. Obawiamy się, że w sieci łatwiej nas oszukać niż poza nią. Przekonanie to jest oczywiście bardzo niesprawiedliwe, warto się jednak zastanowić jak sprawić, by Internetowy biznes naszej firmy odbywał się na lepszych warunkach i był finansowo bezpieczniejszy? Punktem wyjścia jest zaufanie. Sprawmy, by nasz kontrahent nam zaufał. Sprawi to, że będzie czuł się pewniej oraz bezpieczniej i będzie miał mniej powodów, by zerwać transakcję lub nas oszukać. Sprawmy, byśmy mogli bezpiecznie zaufać naszemu kontrahentowi. Zażądajmy od niego faktury VAT — część oszustów boi się zdecydowanych żądań i zrywa kontakt gdy takie się pojawiają. Jeżeli jesteś klientem — zaproponuj niewielką zaliczkę. Jeżeli jesteś zleceniobiorcą — poproś o nią. To również buduje zaufanie i podnosi komfort psychiczny. Sprawia również, że druga strona nie chce zawieść. Wykorzystaj również istniejące i ubezpieczone na wypadek oszustwa instytucje, jak np. Allegro. Po co wyważać otwarte drzwi? Warto pro forma przepuszczać wszystkie droższe transakcje przez ubezpieczone serwisy aukcyjne, gdyż w razie trafienia na oszusta uzyskamy twardy dowody zawarcia umowy zakupu-sprzedaży i łatwiej będzie nam dochodzić swoich praw z pomocą policji. Transakcje Internetowe są zaindeksowane i uporządkowane, co ułatwia pracę księgowemu firmy. Poza tym wiele serwisów aukcyjnych prowadzi swoje rankingi użytkowników, dzięki czemu możemy nabrać większej pewności co do rzetelności kontrahenta.

Powszechna informatyzacja współczesnego świata sprawia, że wielu przedsiębiorców decyduje się na samodzielne prowadzenie czegoś takiego jak księgowość w licznie dostępnych na rynku programach księgowych i rezygnuje z profesjonalnej obsługi księgowej. W sieci znaleźć można cały szereg programów generujących coś takiego jak faktura online i wspomagających prowadzenie księgowości (również w formie online). Oto jeden z nich: Księga Express STD. Księga Express STD do, jak to bywa w świecie aplikacji biurowych, darmowa i uboższa wersja swej komercyjnej siostry — Księgi Express Pro. Korzystając z wersji darmowej godzimy się na podleganie pewnym ograniczeniom. Nie poprowadzimy na jednym komputerze księgowości kilku firm (tak więc zawodowy księgowy raczej nie będzie zadowolony z wersji darmowej), obsługi kosztów flotowych i paru systemów ewidencyjnych. To niewielka cena za dostęp do pozostałych funkcjonalności programu, które w pełni powinny zaspokoić potrzeby księgowości małych firm i samodzielnych przedsiębiorców. Wbudowane moduły wspomagają sporządzanie deklaracji VAT-7, VAT-7K, PIT-5, PIT5-l i obsługę faktura VAT. Program umożliwia również prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Intuicyjna obsługa nie będzie stanowiła problemu dla nikogo, kto jest w stanie poradzić sobie z prostymi arkuszami danych. Dla wolniej uczących się księgowych przygotowano dział „Pomoc”. Powszechna komputeryzacja dała nam narzędzia, z których grzech byłoby nie skorzystać! Liczne darmowe aplikacje biurowe upraszczają administrowanie księgowością i finansami wielu firm.

Jeżeli kiedykolwiek będziemy mieli problemy z skarbówką, faktury VAT będą jedną z pierwszych grup dokumentów, o które poproszą kontrolerzy. Każdy podatnik ma obowiązek przechowywać je przez okres pięciu lat, w trakcie których faktury są wolne od przedawnienia podatkowego. Nowością jest, że od kilkunastu miesięcy nie mamy obowiązku składować faktur w formie papierowej. Orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z listopada dwa tysiące dziewiątego roku uwolniło nas od obowiązku przechowywania faktur VAT w formie papierowej. Możemy gromadzić je w mniej wygodnej postaci skanów oraz obrazów lub w w postaci wygodniejszej — bazach danych. Bazodanowe systemy gromadzenia faktur połączone z programem je interpretującym wystarczą nam w trakcie kontroli skarbowej do wykazania naszej uczciwości. Orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego sprawiło również, że nie musimy się martwić o wiarygodność naszych firmowych faktur e-mail. Podlegają one takim samym metodom sprawdzania jak faktury papierowe! Decyzja ta usprawniła pracę wielu kancelarii oferujących księgowość online i rozliczenia Internetowe. Dzięki niej nie trzeba przechowywać całych archiwów dokumentacji i utrzymywać kosztownej dokumentacji. Chroni ona również wielu mniejszych przedsiębiorców, którzy korzystają z elektronicznych programów do obsługi faktur. Cyfrowe bazy danych i aplikacje do zapisywania faktur VAT ułatwiają życie niejednej firmie, dlatego decyzję Najwyższego Sądu Administracyjnego trzeba uznać za bardzo przyjazną przedsiębiorcom.

Każdy, kto prowadzi księgowość swojej firmy wie, jak ważne są faktury VAT w rozliczaniu się z skarbówką. Czy każdy może je wystawić i czy od każdego można ich zażądać? Czy można odmówić wystawienia faktury VAT? W jakim terminie można żądać wystawienia faktury VAT?
Prawo wystawiania faktur VAT posiadają oczywiście jedynie płatnicy VAT, nie każdy podatnik może je wydać. Oczywiste jest więc, że nie od każdego możemy żądać wydania faktury VAT. Nie również bezwzględnego nakazu wystawiania faktury VAT każdej osobie fizycznej. Istnieje natomiast prawny nakaz wystawienia faktury VAT każdemu, kto jej zażąda. W jakim terminie możemy domagać się wystawienia faktury? Jeżeli zażądamy wystawienia faktury przed wydaniem produktu lub usługi, sprzedawca ma obowiązek wydać ją w przeciągu siedmiu dni od chwili wydania produktu lub usługi. Jeżeli zażądamy wydania faktury VAT w późniejszym terminie, sprzedawca ma siedem dni od chwili złożenia żądania na wydanie faktury. Jeżeli żądanie złożymy w trzy miesiące po wydaniu produktu lub usługi, sprzedawca nie ma obowiązku wydawania faktury VAT. Warto pamiętać, by o fakturze VAT wspominać jeszcze w trakcie trwania negocjacji. Przed ich zakończeniem należy jasno sprecyzować, że spodziewamy się wystawienia faktury VAT. Dzięki takiemu postępowaniu unikniemy kłopotliwych sytuacji gdy okaże się, że nasz kontrahent nie jest płatnikiem VAT. W razie jakiejkolwiek sytuacji konfliktowej będziemy mogli powołać się na wcześniejsze żądanie wystawienia faktury VAT, co będzie pomocne nawet wówczas, gdy miną już trzy miesiące od dokonania zakupu.

Ręczne wystukiwanie faktur dawno przeszło już do historii! Dziś powszechnie korzysta się z komputerowych aplikacji ułatwiających obsługę faktur. Za sporą część z nich trzeba zapłacić, często bardzo duże kwoty pieniędzy! Może warto więc sięgnąć po darmowe oprogramowanie? Popularną darmową aplikacją do fakturowania stał się program EuroFirma Start. EuroFirma Start ułatwia dokonywanie większości elementarnych rozliczeń. Dzięki tej aplikacji szybko wydrukujemy paragon, wystawimy coś takiego jak faktura VAT lub korygującą fakturę VAT. Program w podstawowej wersji umożliwia prowadzenie bazy danych klientów (co pozwala oszczędzić czas na powtarzaniu wpisywania tych samych adresów i nazwisk!), bazy danych produktów i usług oraz dostosowanie ich do generowanego cennika. Wadą oprogramowania jest jego duża waga (mimo, iż nie oferuje on dużej ilości opcji) i negatywne opinie przedsiębiorców z niego korzystających. Będąc sprawiedliwym trzeba zaznaczyć, że żaden z opisywanych przez nich błędów nie pojawił się w trakcie mojego korzystania z programu. Dużym plusem produktu jest jego modułowość. W każdej chwili możemy rozszerzyć aplikację o licencje na różne nowe funkcjonalności, które umożliwią wydajną pracę nawet przy obsługiwaniu bardziej skomplikowanych systemów księgowych. Moduły aplikacji zostały napisane specjalnie pod nią i bezproblemowo się z nią komponują. W sieci odnaleźć można również szereg innych darmowych programów do prowadzenia księgowości w firmie, również w bardziej oszczędnych wersjach. Jeśli prowadzimy księgowość na pewno się przyda.